Redovisning och bokföring är en hörnsten i alla effektiva och finansiellt gångbara företag. I takt med att ett företag växer kan dock komplexiteten av bokföringsprocessen kraftigt öka, vilket kräver att man börjar använda redovisningstjänster och automatiserade verktyg för att bibehålla verksamhetens effektivitet.
Självklart kan inte redovisning skötas helt och hållet automatiskt, utan det krävs alltid en expert som “håller i tyglarna”, så att säga. Med tiden har dock dessa system lyckats bli väldigt avancerade, vilket är någonting vi ska undersöka närmare i följande artikel. Här är några viktiga saker att tänka på när du implementerar en redovisningstjänst med automatiserad funktionalitet.
Specifika behov
Alla företag har specifika behov. Det finns inget färdigt recept för framgång, utan det måste uppnås naturligt genom ändamålsenlig anpassning och kontinuerligt arbete. När du implementerar en redovisningstjänst med automatiserade funktioner i ditt företag, är det därför viktigt att se till så att systemet kan tillgodose just ditt företags branschspecifika behov. Större företag kräver oftast att nya system går att integrera med befintliga – vilket är ett dilemma som mindre företag sällan måste handskas med.
Redovisningstjänster som erbjuder automatiserad redovisning är inget undantag, utan dessa system måste kunna samverka med resterande delar av verksamheten, vilket kan vara speciellt utmanande om verksamhetens komplexitet redan är hög. Om det rör sig om ett internationellt företag, måste också efterlevnad av befintliga regelverk prioriteras.
Säkerhet och teknologi
Nya system som integreras i företag måste genomgå genomgående säkerhetstestning. Speciellt om det rör sig om ny teknologi. Se till så att data skyddas, att det finns ett dedikerat säkerhetsteam som ständigt arbetar mot att se till så att nya system integreras säkert, och att ny teknologi inte anammas i onödan (eftersom ny teknologi alltid innebär nya utmaningar inom IT-säkerhet).
Även om säkerhet är viktigt, så är det också mycket viktigt att snabbt kunna anamma banbrytande och ny teknologi (till exempel teknologi som möjliggör automatisering) – annars hamnar man ju efter. Det är en konstant balansgång mellan effektiv utveckling och effektiv säkerhet. Man kan inte undgå att ta risker när man utvecklar, och oftast är det värt det – speciellt om man förbereder sig genom att vidta rätt säkerhetsåtgärder. Om man dessutom titt som tätt penetrationstestar sitt företag, har man ytterligare en garanti av säkerhet.
Personal och utbildning
Integration av befintliga system sker inte bara genom anpassning av installerade företagssystem, utan i den utsträckning som personal kommer att använda det nya systemet så måste de också tränas inför de nya utmaningar som detta oundvikligen innebär. Att implementera ny teknologi innebär ofta förändringar i anställdas arbetsflöden och utbildning. Allt det här kräver förberedelser på en personlig såväl som professionell nivå.
Kontinuerlig testning
Att kontinuerligt testa och utvärdera resultatet av implementationen av ett nytt system är avgörande för en framgångsrik användning av det inom företaget. Den initiala implementationen är sällan perfekt och kräver i de flesta fall ytterligare modifikationer. För att veta exakt vad som ska förändras, måste man ha mellanhandssystem för återkoppling. Detta gäller för såväl automatiserade redovisningstjänster som för andra sorters komplexa företagssystem.
